La situation actuelle rend difficile la possibilité d’assister à des réunions ou conférences. La pandémie liée à la maladie de la Covid-19 a poussé plusieurs acteurs à adopter d’autres solutions pour organiser ces évènements importants. Le confinement empêche tout le monde de se déplacer et le digital est devenu la meilleure des solutions. Toutefois, réaliser cela n’est pas du tout une chose facile. Alors comment digitaliser son séminaire ? Nous allons vous faire découvrir ici les méthodes pour réaliser votre évènement digital.
Comment digitaliser son séminaire ?
Vous l’avez compris, un séminaire dont vous avez l’habitude d’assister et d’organiser n’est pas le même que la solution digitale. Ce n’est pas facile de réaliserun évènement digital car plusieurs paramètres doivent pris en compte. Il faut savoir qu’il existe plusieurs possibilités pour le type d’évènement que vous voulez mettre en place. Il y a par exemple la visioconférence, la réalité virtuelle et beaucoup plus avancée dans la technologie leshologrammes. C’est pour cela qu’il est nécessaire de faire appel à un professionnel en la matière comme agence event Tunisie.
Même si ce professionnel s’occupe à peu près de tous les détails de votre séminaire digital, il faut aussi que vous fassiez quelques préparations de votre côté. Vous devez bien choisir le type d’évènement à réaliser selon vos besoins. Pour cela, nous conseillons de prendre en compte quelques paramètres. Faites l’inventaire des outils en votre possession qui seront utile à cet évènement. Le choix du logiciel à utiliser dépend des participants : de leur âge, niveau de connaissance, etc.
Lorsque vous vous êtes décidé sur le type d’évènement à réaliser, il faut ensuite déterminer les objectifs. Il peut s’agir de réunion obligatoire rendue impossible par la pandémie ou bien d’évènement ponctuel. Quoiqu’il en soit, vous devez déterminez le profil des participants et leur nombre. Cela permet de créer le contenu adapté à la situation pour capter leur attention. Afin d’atteindre votre objectif, établissez un temps de prise de la parole. Il faut aller à l’essentiel pour ne pas perdre de temps. Pour aboutir à un bon résultat, c’est mieux d’avancer au bon rythme en fonction des participants.
Comme une réunion classique, il est également nécessaire d’avoir une la salle adéquate pour l’évènement digital. Il est vrai que les participants choisissent eux même le lieu qui leur convient pour le séminaire, vous devez choisir un lieu approprié en tant qu’organisateur. Certaines sociétés choisissent de louer un plateau de télévision pour la réalisation de leur séminaire digital. Si votre budget le permet, c’est de loin la meilleure solution. Toutefois, le réseau doit toujours être privé et sécurisé.
Pourquoi passer au digital pour son séminaire ?
Le digital n’est pas vraiment un choix compte tenu des évènements causés par la pandémie de la Covid-19. Pour maintenir le lien avec les salariés et les clients, c’est la meilleure solution que les sociétés ont à leur disposition. Toutefois, elle peut être utilisée pour ne pas être contraint par le temps et l’espace et ce même en temps normal.
L’évènement digital met à votre disposition plusieurs outils performants. Selon votre fournisseur, vous pouvez les personnaliser à votre guise pour répondre à vos besoins. Par exemple, il est possible d’intégrer des outils de questions-réponses durant l’évènement. Le quiz permet de savoir si les participants ont bien suivis tout ce qui a été présenté. Voter en direct ou faire intervenir des conférenciers sont tous faisables grâce aux outils intégrés.
En optant pour la digitalisation de votre séminaire, vous donnez plus de contenus à vos participants. En effet, l’outil permet d’ajouter les dossiers ou les données nécessaires durant l’évènement. De plus, les participants pourront accéder à ces informations à tout moment même après le séminaire. Avec cette solution aussi, le taux d’audience est plus élevé qu’en local car n’a pas de limite géographique ou temporelle. Découvrez par la suite comment sécurisé des données digital ou physique !
